Weegee, aanvang 20.00 uur
Aanwezig: zie presentielijst, waaronder 1, later 2 leden via Teams
Notulen: Alberdine
1. Opening 20.10 uur
Voorzitter heet iedereen welkom en benadrukt hoe belangrijk het is aanwezig te zijn tijdens een jaarvergadering. Je stem doet ertoe. Tijdens deze vergadering zullen bestuursleden worden herbenoemd. Daarnaast wordt gevraagd nogmaals te stemmen over goedkeuring van de gemoderniseerde statuten. Deze zijn, samen met de notulen JV ’22, ter inzage meegestuurd met de uitnodiging voor deze vergadering.
2. Mededelingen en ingekomen stukken
Er zijn stukken van de gemeente Schagen binnengekomen ivm subsidieverlening.
3. Goedkeuring notulen jaarvergadering 25 mei en extra vergadering 30 juni 2022
Voorzitter neemt notulen JV 25 mei ’22 en extra JV 30 juni ’22 door. Beide zijn vastgesteld.
4. Jaarverslag secretaris
Algemeen Bestuur heeft sinds juni ’22 6x vergaderd.Dagelijks Bestuur kent ook goed en regelmatig overleg, telefonisch, via app en door elkaar te spreken. We hebben in november weer een constructief overleg gehad met de instructeurs.
In verband met transparant bestuur, (de wet WBTR) passen we sinds een jaar het 4 ogen principe toe bij betalingen. Alle overschrijvingen worden door de penningmeester klaargezet en pas na accorderen door de secretaris uitgevoerd. Dit werkt goed.
In januari ’23 hebben we een mail van een lid ontvangen over de lunch die niet goed heeft uitgepakt tijdens haar eendaagse herhaling in oktober ‘22. Dit vinden wij als bestuur erg jammer. Een en ander is daarop besproken met Weegee en de cateraar. Gelukkig waren de lunches daarna prima. Tijdens deze vergadering stemmen we of lunch via catering wenselijk blijft. De meerderheid van de aanwezigen ziet bovenstaande als een incident, vindt de lunch smakelijk en stemt voor. We spreken af meer te voorzien in vegetarisch aanbod.
Er is een mooie uitbreiding van ons netwerk. We hebben een basiscursus mogen verzorgen op locatie voor medewerkers van gemeente Schagen. Deze groep is geslaagd. Daarnaast is via het Lokaal Sportakkoord Schagen een mooi initiatief tot stand gekomen waarbij trainers en coaches verbonden aan Sportpark Groenoord in de gelegenheid worden gesteld kosteloos hun basisdiploma EHBO te halen. Hier is inmiddels ook een groep opgeleid en geslaagd.
5. Jaarverslag penningmeester
Helaas is een verlies geboekt in boekjaar ’22. Dit heeft te maken met betalingen die na boekjaar ’22 zijn binnengekomen. Penningmeester legt de cijfers uit aan de leden. Subsidie ’22 van gemeente Schagen (1500 euro) is pas bijgeboekt in ’23. In 2021 hebben we de subsidie niet aangevraagd daar geen cursus kon worden gegeven ivm de coronamaatregelen. Verder is door het bestuur in die periode besloten de tijdens pandemie “gestrande” basiscursisten voor rekening van de vereniging opnieuw les aan te bieden om ze in de gelegenheid te stellen alsnog examen te doen. Ten slotte zijn contributies later, veelal in het volgende boekjaar, geïnd.
Er is 800 euro aan contributies niet inbaar. Dit zijn contributies van leden die zijn vertrokken in Coronatijd en hun herhaling al dan niet elders hebben gehaald (waar men zonder QR terecht kon bv).
Vraag van een lid: hoe kunnen kosten en baten weer in evenwicht worden gebracht?
Antwoord: de sleutel ligt in het netjes kunnen innen van alle contributies. Punt van aandacht blijft het teruglopend ledenaantal. Op dit moment is gelukkig aanwas, waarna wellicht ook herhalingen worden afgenomen bij de vereniging. We zullen gaan zien dat de begroting in 2023 positiever gaat uitvallen.
Er wordt gepraat over de hoogte van de contributie. Nick legt uit dat uitgangspunt blijft dat e.e.a. kostendekkend blijft. Ellie vult aan dat contributie van de vereniging niet anders is dan elders.
6. Financiële begroting met décharge over boekjaar 2022
Esther Conijn en Rina Keijzer (kascommissie) doen verslag van de check van de financiën. Aan het einde van de avond kon commissie akkoord gaan met de getoonde cijfers. Met complimenten aan de penningmeester: Er wordt door de vergadering décharge over boekjaar 2022 verleend aan bestuur.
Penningmeester doet een voorstel om facturering beter te laten verlopen in het systeem van ClubCollect. Onder andere inschrijving, facturatie en nieuwsbrieven kunnen via eenPortal verlopen. Dit betekent minder werk voor bestuur. Leden kunnen handmatig of via diverse andere betaalwijzen de betaling doen. Leden kunnen in de Portal hun eigen persoonlijke gegevens up to date houden. Kosten zijn ongeveer gelijk aan het huidige systeem.
Is er mandaat van de leden om hier meer onderzoek over te mogen doen? Vraag van een van de leden: is automatische incassering een mogelijkheid. Penningmeester legt uit dat per incassering kosten worden berekend. Dit kan een kostbare zaak zijn voor de vereniging.
Er is een meerderheid voor mandaat de mogelijkheden rondom ClubCollect te onderzoeken.
9. Vaststellen nieuwe statuten
Voorzitter legt uit waarom de procedure niet correct kon verlopen in ‘22. Statuten konden niet passeren bij de notaris KNV EHBO. Er bleek nl 6 uur te lang te zijn tussen de eerste en tweede vergadering om een geldige stem te kunnen uitbrengen voor nieuwe statuten. Dit was niet verenigbaar met de eigen oude statuten. We plannen direct een tweede vergadering met als enig agendapunt “stemmen op gemoderniseerde statuten”. We spreken af bij Café De Posthoorn, (Peetoom), om 20.00 uur. Leden wordt welkom geheten daarbij te zijn.
De bestuursperiode van alle algemeen bestuursleden is ten einde. Alle bestuursleden zijn herverkiesbaar. Alle aanwezige leden stemmen voor herbenoeming bestuursleden. Alberdine geeft aan dat het algemeen/ dagelijks bestuur extra ondersteuning nodig heeft. Bestuur zal dit aangeven in de eerstvolgende nieuwsbrief.
10. Afscheid instructeur Karin
Instructeur Karin besteedt nu aandacht aan de nieuw-gediplomeerden van de basiscursus in maart.
De nieuw-gediplomeerden, waaronder Ivo (op afstand, via Teams) en Miranda (aanwezig) krijgen een praatje van Karin. Deze groep heeft een pleisterdoosje als attentie ontvangen.
Daarna doet Karin kort een woordje over haar jaren binnen EHBO vereniging Schagen, sinds 2009. Bestuur ontvangt een lieve attentie.
Namens bestuur nu een dankwoord gericht aan Karin. Zij krijgt mooie woorden en bloemen overhandigd. Afspraak met instructeurs en bestuur zal worden gemaakt voor een gezellig etentje en afsluiting seizoen.
Kort wordt gepraat over het aanvullen van het kader nu Karin stopt met haar diensten voor de vereniging. Ellie meldt dat in december weer 8 gediplomeerde instructeurs beschikbaar komen en hopelijk vinden we daar een geschikte persoon om het kader weer te versterken.
10. Rondvraag
Een lid vraagt waarom geen aandacht meer wordt gegeven aan jubilarissen. Antwoord bestuur: het heeft te maken met prioriteiten. Het is wel erg leuk te op te merken dat dit gebaar wordt gewaardeerd. Wij kijken of er een werkzame wijze is hier wel iets in te kunnen betekenen.
11. Sluiting van de avond 21.50
